ความหมายเลขานุการ

คำว่า “เลขานุการ” เป็นคำสนธิ มาจากคำว่า เลขา สนธิกับ อนุการ ดังนั้น “เลขา + อนุการ
รวมเป็นเลขานุการ”
ตามพจนานุกรมฉบับราชบัณฑิตยสถาน พ.ศ. 2525 “เลขา” แปลว่า ลายรอยเขียน ตัวอักษรการเขียนการเขียนส่วนคำว่า “อนุการ” แปลว่าการทำตาม การเอาอย่าง รวมกันแล้วคำว่า “เลขานุการ” มีความหมายว่า ผู้มีหน้าที่เกี่ยวข้องกับหนังสือตามที่ผู้ใหญ่สั่ง
จากคำจำกัดความของนักวิชาการและพจนานุกรมสามารถขยายคำจำกัดความของคำว่า “ เลขานุการ ”ได้ดังนี้ “เลขานุการเป็นผู้ช่วยผู้บริหาร เป็นผู้มีความรู้ความสามารถในทักษะทุกเรื่องของสำนักงาน มีความรับผิดชอบในงานที่ทำอยู่ โดยไม่ต้องมีการควบคุมหรือสั่งการ ทั้งยังสามารถใช้ความคิดเรื่องพิจารณาตัดสินใจในขอบเขตแห่งอำนาจที่ได้รับมอบหมายทันที”
คำว่า เลขานุการ ตรงกับคำในภาษาอังกฤษ “SECRETARY” ซึ่งมาจากภาษาลาตินว่า “SECRETUM”แปลว่า “ลับ” หรือ SECRET ดังนั้น “SECRETARY” จึงแปลว่าผู้รู้ความลับ ดังนั้น ผู้ที่ทำงานในตำแหน่งเลขานุการ คือ ผู้รู้ความลับต้องเป็นผู้ได้รับความไว้วางใจเก็บความลับของผู้บังคับบัญชาและขององค์กรด้วย

คำว่า SECRETARY เป็นคำที่มีอักษร 9 ตัว มีความหมายตามตัวพยัญชนะดังนี้
1. S = SENSE คือ ความมีสามัญสำนึก รู้จักรับผิดชอบว่าสิ่งใดควรทำและไม่ควรทำมีการตัดสินใจอย่างเด็ดขาด ทั้งไม่เป็นผู้ที่ทำงานโดยปราศจากความยั้งคิด
2. E = EFFICIENCY คือ ความสามารถในการปฏิบัติงานในหน้าที่อย่างมีประสิทธิภาพและจะแสดงให้เห็นถึงสมรรถภาพของงานด้วย
3. C = COURAGE คือ ความมุมานะ ความกล้า และกล้าที่จะทำงานโดยไม่กลัวว่าจะเกิดความผิดซึ่งขึ้นอยู่กับจิตใจของบุคคลนั้น แล้วงานก็จะสำเร็จสมความมุ่งหมาย
4. R = RESPONSIBILITY คือ ความรับผิดชอบในการทำงาน กล่าวคือ ต้องเป็นผู้ที่ทำงานนั้น ๆเอง และต้องรับผิดชอบด้วย
5. E = ENERGY คือ การมีกำลังใจและสุขภาพดีในการทำงาน โดยธรรมดาของการทำงานแล้วอาจต้องเหน็ดเหนื่อยบ้าง แต่เลขานุการต้องรู้จักการผ่อนสั้น ผ่อนยาวในการทำงาน รู้จักแบ่งเวลาทำงานให้ถูกต้องเพื่อร่างกายจะได้รับการพักผ่อนบ้างตามความเหมาะสม
6. T = TECHNIQUE คือ การมีเทคนิคในการทำงาน รู้จักดัดแปลงให้เหมาะสม ซึ่งเทคนิคนั้นเป็นของแต่ละบุคคล แต่อาจเลียนแบบจากผู้อื่นได้และพัฒนาให้ดีขึ้น ดังนั้น เทคนิคจึงเป็นเรื่องที่บอกหรือสอนกันไม่ได้
7. A = ACTIVE คือ ความว่องไว ไม่เฉื่อยชา การตื่นตัว เลขานุการทุกคนต้องมีความตื่นตัวและกระตือรือร้นอยู่เสมอ แม้ว่างานที่ทำจะมีมากหรือเหน็ดเหนื่อยแค่ไหนก็ตาม
8. R = RICH คือ ความเป็นผู้มีศีลธรรม มีความสมบูรณ์ในด้านจิตใจ มิได้หมายถึงความร่ำรวยแต่อย่างใด หากเลขานุการมีคุณธรรมที่ดีก็จะนำความเจริญมาสู่ตัวเลขานุการและองค์การที่ทำงานอยู่
9. Y = YOUTH คือ อยู่ในวัยหนุ่มวัยสาว เพราะงานของเลขานุการนั้นจะต้องติดต่อกับคนทั่ว ๆ ไป

หน้าที่ความรับผิดชอบของเลขานุการทั่ว ๆ ไป

หน้าที่ความรับผิดชอบของเลขานุการทั่ว ๆ ไป 

1. ดูแลรับผิดชอบจดหมายเข้าและจดหมายออก
2. จดชวเลขการสั่งงานและถอดข้อความจากชวเลขได้รวดเร็วและถูกต้อง
3. เขียนจดหมายโต้ตอบและพิมพ์งานต่าง ๆ ที่สำคัญ ตลอดจนรู้และสามารถ
อัดสำเนาเอกสารได้
4. รวบรวมเอกสารข้อมูล เพื่อเตรียมเขียนรายงานและร่างสุนทรพจน์ พิมพ์ร่าง
เอกสารที่จะนำไปพิมพ์โฆษณา
5. โทรศัพท์ติดต่องานและรับโทรศัพท์
6. ต้อนรับผู้ที่มาติดต่อและจัดการนัดหมายให้นายจ้าง
7. ช่วยจัดการเกี่ยวกับการประชุม
8. จัดทำบันทึก รายงาน ร่างเอกสารต่าง ๆ ทำสถิติ แผนงาน แผนภาพ ตลอดจน
สามารถวางรูปแบบพิมพ์ต่าง ๆ ที่จำเป็นต้องใช้ในสำนักงาน
9. เขียนและส่งโทรสารบางโอกาส
10. เก็บและรักษาเอกสารให้เป็นระเบียบ ค้นหาได้ง่ายเมื่อต้องการ
11. ช่วยวางระเบียบต่าง ๆ และตรวจตราความเรียบร้อยของงานแทนนายจ้าง
12. จัดหาหนังสืออุเทศต่าง ๆ ที่จำเป็น
13. จัดการชำระค่าเช่า ค่าประกันภัย และค่าภาษีต่าง ๆ
14. จัดการบัญชีการเงินของสำนักงาน ติดต่อธนาคาร บริษัทประกันภัย จ่ายเงินเดือนพนักงาน
15. ควบคุมเสมียนพนักงานและประสานงาน โดยรับคำสั่งจากนายจ้างมาแจ้งแก่คนงาน
และนำเสนอความคิดเห็นของคนงานมายังนายจ้าง
16. เสนอหนังสือและส่งหนังสือที่สั่งการแล้วไปยังแผนกต่าง ๆ
17. ช่วยผู้บังคับบัญชาปรับปรุงภาระการทำงาน และดูแลความสะอาดเรียบร้อยของสำนักงาน
18. จัดซื้อเครื่องทุ่นแรง อุปกรณ์สำนักงาน ตลอดจนเครื่องเขียนและวัดสุที่จำเป็น
19. งานด้านคอมพิวเตอร์ ต้องดูแลการวางระบบคอมพิวเตอร์เพื่อช่วยงานด้านเอกสาร
สามารถใช้งานคอมพิวเตอร์ทั้งการเก็บข้อมูลและจัดทำสถิติได้ด้วย

ภาพลักษณ์ของการเป็นเลขานุการที่ดีœ

ภาพลักษณ์ของการเป็นเลขานุการที่ดีœ

ภาพลักษณ์ที่เกิดกับเลขานุการ

การมีบุคลิกภาพที่ดี การแต่งกายอาจจะไม่ใช่ข้อสรุปทั้งหมดของตัวเลขานุการคนนั้น ๆ แต่ก็เป็นปราการด่านแรกที่หลายคนจะมองเห็น ดังนั้น การแต่งกายที่เหมาะสม นอกจากจะเกิดผลดีกับเลขานุการเองแล้วยังเป็นกระจกที่ฉายให้เห็นภาพของนายจ้างได้อีกทางหนึ่ง

ความหลากหลายของงานหน้าที่เลขานุการ งานเลขานุการมีงานมากมายที่จะต้องทำใน “สำนักงาน” เหมือนกับหมุดต่าง ๆ ที่คอยทำหน้าที่ร่วมกัน งานทั้งหมดจะต้องเดินไปด้วยกัน หากละเลยหน้าที่งานหนึ่งก็จะกระทบกับงานทั้งระบบ

การร่วมแรงร่วมใจทำงาน เลขานุการอาจจะทำงานขึ้นตรงกับให้นายจ้างเพียงลำพัง แต่ไม่ได้หมายความว่า เลขานุการจะทำงานเพียงคนเดียวในสำนักงานนั้น ๆ การประสานงานก็เป็นอีกเรื่องหนึ่งที่มองข้ามไม่ได้ หากยึดตัวเองเพียงคนเดียวงานที่จะทำสำเร็จก็คงจะลำบากและใช้เวลา

ความสะอาด เรียบร้อย มีแง่มุมที่มองว่า สีขาว แทนความสะอาด เรียบร้อย ของงาน มีความรอบคอบในการทำหน้าที่เลขานุการ รวมไปถึง ความเรียบง่ายแต่หรูหราอย่างมีระดับ

จิตใจที่ดีทั้งภายนอกและภายใน เลขานุการจะต้องแสดงภาพที่ดีออกมาทั้งภายนอก ในขณะภายใน ก็จะต้องดีไปด้วยกัน การคิดทางบวก  (positive thinking) คงจะต้องมีอยู่ในบุคลิกลักษณะของความเป็นเลขานุการ เพราะจะต้องทำงานกับนายจ้างโดยตรง พร้อมทั้งเป็นผู้ที่ต้องปะทะสังสรรค์กับบุคคลรอบข้างทั้งจากภายในและภายนอกองค์กร

ความใจกว้าง ของเลขานุการ ต้องมีมนุษยสัมพันธ์ที่ดีทั้งต่อนายจ้าง เพื่อนร่วมงานรวมถึงบุคคลที่ติดต่อและเกี่ยวข้องกับนายจ้าง รู้จักเปิดใจรับฟังความคิดเห็นผู้อื่น

     ลักษณะการแต่งกายของเลขานุการ

              การแต่งกายไปสมัครงานหรือสอบสัมภาษณ์ อาจมองดูเป็นเรื่องง่ายสำหรับคุณสาวๆ ที่เจนเวทีทั้งหลายที่ทราบว่าจะเลือกเสื้อตัวนี้ให้เหมาะกับกระโปรงตัวนั้นผมต้องทำทรงนี้ เครื่องประดับต้องใส่ชิ้นเล็กหรือชิ้นใหญ่จึงจะดูดี มีบุคลิกที่เป็นตัวของตัวเอง แต่ยังมีคุณสาว ๆ อีกไม่น้อยที่อาจจะนึกภาพไม่ออกว่าควรแต่งกายอย่างไรดี

              ในบางคนก็มั่นใจใส่กระโปรงสั้นผ่าหน้าผ่าหลัง เสื้อรัดรูปโชว์หุ่นอันแบบบาง ขอบอกว่าไม่ควรค่ะไม่ควร ผู้รับสมัครอาจมองว่าคุณหุ่นดี แต่ในใจอาจตำหนิว่าที่นี่ไม่ใช่เวทีแคทวอล์คของนางแบบหรือบรรดานางงามทั้งหลาย นั่นอาจจะทำให้คุณพลาดโอกาสอันงามไปโดยไม่รู้ตัว ความมั่นใจน่ะมีได้เป็นสิ่งที่ดี แต่ทั้งนี้อย่ามองข้ามกาลเทศะไปเชียวนะคะ ชุดที่สวมใส่ควรเป็นชุด 2 ชิ้น แยกท่อนบน ท่อนล่าง จะดูเป็นทางการและทะมัดทะแมงมากกว่าชุดแซ็คชิ้นเดียวนะคะ ถ้าหากสถานที่ที่คุณไปสมัครนั้น เป็นองค์กรหรือหน่วยงานที่ค่อนข้างมีพิธีรีตรองมาก เสื้อเชิ้ตเรียบ ๆ ตัวเดียวอาจจะยังไม่ดูเป็นทางการพอ แนะนำให้สวมทับด้วยสูทหรือแจ็คเก็ตผ้าแบบเรียบ ๆ (ที่ไม่ใช่ผ้ายีน) สีดำ สีเทา สีเบจ หรือสีครีม จะช่วยเน้นบุคลิกภาพที่เรียบสง่าและดูดี ไม่ควรเป็นสูทตัวโคร่ง ๆ แนะนำให้เลือกสูทเข้ารูปแบบเก๋ ๆ สักตัว จะทำให้คุณดูเป็นสาวมาดมั่นมากกว่าสูทตัวโคร่งสำหรับสาวโบราณอย่างแน่นอนค่ะ

              รองเท้าสวมเปลือยส้นไม่มีสายรัดข้อเท้าเก็บใส่กล่องเอาไว้ก่อน หันมาสวมรองเท้าคัชชูปิดนิ้วเท้า จะเป็นการสุภาพกว่าหลายท่านอาจร้องยี้ว่าเหมือนคุณครู ไม่จริงหรอกค่ะเดี๋ยวนี้แบบเรียบแต่มีสไตล์วางจำหน่ายอยู่ดาษดื่น ลองเลือกสวมใส่กันดูนะคะ กระเป๋าควรเลือกที่ดูไม่แฟชั่นจนเกินไป ใบไม่ใหญ่เกินพอดี เพราะอาจทำให้ดูเกะกะไม่คล่องตัว ที่สีสันแสบสุดเก็บไว้ใช้ในงานปาร์ตี้จะดีกว่า ควรเลือกโทนสีขรึมจะช่วยให้คุณดูน่าเชื่อถือไม่น้อยทีเดียวค่ะ เครื่องประดับประเภทห้อยระย้า หรือห่วงใหญ่จนเกินงาม อาจทำให้คุณดูเปรี้ยวจี๊ดมั่นมาดได้ก็จริงอยู่

เทคโนโลยีสำหรับเลขานุการ

เทคโนโลยีสำหรับเลขานุการ

เทคโนโลยีสำหรับเลขานุการอาชีพนักเลขานุการ จำเป็นต้องพัฒนาตนเองให้มีความรู้ก้าวทันเทคโนโลยี โดยเฉพาะในสำนักงาน เลขานุการเปรียบเสมือนแม่บ้านสำนักงาน เป็นแขนขวาของเจ้านายและแม้แต่เป็นกระโถนท้องพระโรง เลขานุการจึงเป็นบุคคลสำคัญในงานความลับผู้บังคับบัญชาเป็นผู้นำพาองค์กรสู่ความสำเร็จ โดยเฉพาะในยุคสังคมเศรษฐกิจฐานความรู้ที่ทำให้เทคโนโลยีสารสนเทศ และการสื่อสาร รวมถึงนวัตกรรมทางเทคโนโลยี ที่กลายเป็นเครื่องมือพื้นฐานในการปรับปรุงกระบวนการทำงานของเลขานุการด้วยการประยุกต์ใช้เทคโนโลยีสารสนเทศกับหลักการบริหารจัดการ (Management Function) ซึ่งได้แก่ การวางแผน (Planning) การจัดองค์กร (Organizing) การบังคับบัญชา (Leading) และการควบคุม (Controlling) ภายใต้การใช้ทักษะใน 3 ด้าน ได้แก่ ทักษะมนุษยสัมพันธ์ (Human Skills) ทักษะความคิดรวบยอด (Conceptual Skills) และทักษะเทคนิคเฉพาะ (Technical Skills) ในการก่อให้เกิดประสิทธิภาพ (Efficiency) และประสิทธิผล (Effectiveness) ที่เป็นเป้าหมายสูงสุดขององค์กร ที่เรียกว่า ผลิตภาพ (Productivity) นั่นเองเทคโนโลยีกับการประยุกต์ใช้ในงานเลขานุการสิ่งสำคัญต่อการปฏิบัติงานของเลขานุการ และการก้าวขึ้นบันไดสู่ความสำเร็จในงานอาชีพได้นั้น เลขานุการจะต้องรู้จักบริหารตนเอง โดยมีหลักสำคัญ 3 วิธี ได้แก่1. การทำความเข้าใจตนเอง ซึ่งเป็นจุดเริ่มต้นของความสำเร็จ ด้วยการฝึกตนให้เกิดการยอมรับ โดยใช้เครื่องมือในการประเมินค่าของตนเอง พร้อมทั้งหมั่นตรวจสอบตนเองเพื่อให้ก้าวร่วมไปกับยุคสมัยใหม่2. การบริหารงานให้เกิดผลิตภาพ เลขานุการจะต้องเป็นนักจัดการที่ดี ด้วยการใช้หลักการบริหารจัดการ (POLC) ซึ่ง ได้แก่ การรู้จักวางแผน (Planning) การประสานความร่วมมือตามลักษณะโครงสร้างองค์กร (Organizing) การมีลักษณะผู้นำ (Leading) และการรู้จักควบคุม (Controlling) เพื่อให้งานบรรลุสู่เป้าหมายด้วยการให้ความสำคัญต่อลูกค้า(Customer) ทั้งลูกค้าภายใน และลูกค้าภายนอก โดยเลขานุการสามารถลดต้นทุนให้กับองค์กรได้เพื่อให้องค์กรมีความได้เปรียบด้านต้นทุน และการที่ต้นทุนต่ำส่งผลให้องค์กรมีผลตอบแทนจากกำไรที่สูงขึ้นได้ เลขานุการจึงเป็นผู้หนึ่งที่ทำให้องค์กรสามารถลดต้นทุนได้จากงานที่ปฏิบัติเช่น การรู้จักประหยัดพลังงานในสำนักงาน เป็นต้น3. การปฏิบัติงานให้เกิดคุณภาพ เป็นการใช้เทคโนโลยีให้เกิดประโยชน์ด้วยการจัดระบบงานสำนักงานโดยนำเทคโนโลยีคอมพิวเตอร์ และเทคโนโลยีการสื่อสารและโทรคมนาคมมาใช้ในการดำเนินงานตามกรอบระบบงาน (Frame Work System) ทั้งนี้ เลขานุการจะต้องยึดแนวทางในการปฏิบัติงานของเลขานุการเพื่อให้เกิดคุณภาพภายใต้จรรยาบรรณต่องานอาชีพลักษณะงานของเลขานุการตามภาระงานที่ต้องปฏิบัติอย่างกว้าง ๆ ได้แก่การปฏิบัติตามคำสั่งของผู้บังคับบัญชา การรับ และส่งหนังสือ การบันทึก และการจัดทำรายงานต่าง ๆ การจัดเก็บเอกสาร การต้อนรับและการดูแลให้ความสะดวกในด้านต่าง ๆ การรับโทรศัพท์โทรสาร และการรับ-ส่งข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ การดำเนินงาน ประชุม อบรม สัมมนา การนัดหมายการเตรียมการเดินทางของผู้บังคับบัญชา การจัดเตรียมเครื่องมือ เครื่องใช้ และวัสดุสำนักงานการจัดการเงินของสำนักงาน และการเป็นผู้มีส่วนรับผิดชอบต่อสังคมการใช้วงจรการพัฒนาระบบงานเลขานุการด้วยการใช้เทคโนโลยีสารสนเทศที่เป็นประโยชน์ต่อการปฏิบัติงานอย่างมีประสิทธิภาพ และประสิทธิผล พร้อมทั้งก่อให้เกิดคุณภาพองค์ประกอบของวงจรการพัฒนาระบบงานเลขานุการด้วยการใช้เทคโนโลยีสารสนเทศจึงมีความสัมพันธ์เกี่ยวข้องกันใน 3 ส่วน ได้แก่ งานในหน้าที่เลขานุการ วิธีการปฏิบัติงานของเลขานุการ และเทคโนโลยีสารสนเทศที่ใช้ปฏิบัติงานโดยวงจรการพัฒนาจะช่วยให้เลขานุการได้ทำการทบทวนการปฏิบัติงาน เพื่อนำผลไปสู่การปรับปรุง แก้ไข และพัฒนาให้เกิดคุณภาพของงานอย่างต่อเนื่องการใช้เทคโนโลยีเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพของงานเลขานุการ ด้วยการมองย้อนกลับ(Feedback) เพื่อหาความบกพร่อง จุดหรือประเด็นปัญหา อุปสรรค และจุดอ่อน โดยทั่วไปแล้วเลขานุการจะใช้เทคนิคเฉพาะบุคคลในการแก้ปัญหา โดยอาจจะบอกไม่ได้ว่า วิธีใดดีที่สุด หากแต่ขึ้นอยู่กับความสามารถของเลขานุการภายใต้สภาพการณ์จากสภาพแวดล้อมที่มากระทบ รวมถึงจังหวะ โอกาส เวลา สถานที่ และสถานการณ์นั้น ๆ เลขานุการจึงต้องเป็นผู้มีไหวพริบ และปฏิภาณที่ดี มีความรอบรู้ และมีความสามารถในการให้ความช่วยเหลือผู้บังคับบัญชาให้สามารถพลิกสถานการณ์จากวิกฤตให้เป็นโอกาสได้การปฏิบัติงานเลขานุการด้วยเทคโนโลยีสมัยใหม่การปฏิบัติงานของเลขานุการ ด้วยเทคโนโลยีสมัยใหม่นั้น เลขานุการจะต้องคำนึงถึงการเพิ่มผลิตภาพต่องาน และองค์กรด้วยการใช้เทคโนโลยีคอมพิวเตอร์ (ComputerTechnology) ซึ่งผู้ที่เป็นเลขานุการควรเลือกใช้ ได้แก่ ไมโครคอมพิวเตอร์ (Micro Computer) ซึ่งนิยมเรียกว่า คอมพิวเตอร์ส่วนบุคคล (Personal Computer : PC) โดยส่วนใหญ่นิยมใช้เนื่องจากความสะดวกในการเคลื่อนย้าย ได้แก่ คอมพิวเตอร์คอมพิวเตอร์แบบเดสก์ท็อป (Desktop Computer) คอมพิวเตอร์โน้ตบุ๊ก (Notebook) เดสก์โน้ต (Desktop Computer) และแท็บเล็ต พีซี (Tablet PC) ส่วนคอมพิวเตอร์มือถือ (Handheld Computer) ซึ่งมีขนาดเล็กที่สุด พกพาง่าย ซึ่งได้แก่ พีดีเอ (Personal Digital Assistants : PDA) และสมาร์ทโฟน (Smart Phone) จึงแตกต่างกันที่ระบบปฏิบัติการที่ใช้งาน โดยได้รับความนิยมอย่างมากในปัจจุบัน โดยแบ่งเป็น 2 กลุ่ม ได้แก่กลุ่มประเภทปาล์ม (Palm) และพ็อกเก็ตพีซี (Pocket PC) ซึ่งพีดีเอ ใช้ระบบปฏิบัติการชื่อ Plam OSแต่พ็อกเก็ตพีซีที่คนส่วนใหญ่ใช้คือ ระบบปฏิบัติการของ Microsoft เทคโนโลยีสื่อสารและโทรคมนาคมช่วยให้เลขานุการทำงานด้วยความรวดเร็วถูกต้องแม่นยำ พร้อมทั้งช่วยให้เกิดประสิทธิภาพต่องาน และระบบบริการ ซึ่งเทคโนโลยีสื่อสารและโทรคมนาคมที่เลขานุการควรนำมาใช้ได้แก่ โทรศัพท์ (Phone) ซึ่งเป็นพื้นฐานที่นิยมใช้ในบ้านและสำนักงาน โทรสาร (Fax simile) โทรศัพท์มือถือ (Hand Phone หรือ Mobile Phone) ส่วนระบบที่ใช้ได้แก่ ระบบเครือข่ายอินเทอร์เน็ตที่ปัจจุบันผู้ให้บริการได้พัฒนาระบบสู่การเป็นระบบเครือข่ายความเร็วสูง (Broadband) ที่ทำให้ระบบเครือข่ายเป็นแบบไร้สาย จากเดิมเป็น WLAN : Wireless Local Area Network มาเป็น WiMAX ซึ่งย่อมาจากคำว่า Worldwide interoperability for Microwave Access ที่ช่วยให้การเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตความเร็วสูงกระจาย สามารถครอบคลุมได้ในรัศมี 50 กิโลเมตร และจะขยายเป็นเครือข่ายไร้สายครอบคลุมทั่วในวงกว้างในองค์กรผู้บริหารในระดับต่าง ๆ มีความต้องการในสารสนเทศที่แตกต่างกัน เลขานุการจึงต้องคำนึงถึงคุณค่าของสารสนเทศเพื่อประโยชน์ต่อการสนับสนุนในกิจกรรมต่าง ๆ ของผู้บริหาร ซึ่งสารสนเทศที่ดีจะต้องมีคุณค่า ใน 10 ประการได้แก่ ความเหมาะสม เข้าถึงได้ครบถ้วน ถูกต้องเที่ยงตรง ชัดเจน ทันเวลา ไม่ลำเอียง ไม่ซ้ำซ้อน ตรวจสอบและพิสูจน์ได้ และมีความยืดหยุ่นโดยเลขานุการจะใช้วงล้อคุณภาพของ Deming (PDCA) ในการดำเนินการด้านสารสนเทศเพื่อสนองตอบความต้องการของผู้บริหารในแต่ละระดับ ได้แก่ ระดับผู้ปฏิบัติการสารสนเทศที่สนับสนุนการปฏิบัติงานตาม กฎ ระเบียบ ข้อบังคับ และข่าวสารทั่วไปที่เรียกว่า (Operational Level) ระดับหัวหน้างาน จะเสนอสารสนเทศที่เกี่ยวข้องกับการยกระดับความรู้ (Knowledge Level) ระดับผู้จัดการ จะสนับสนุนข้อมูลด้านสภาพแวดล้อม (Environment) ซึ่งเป็นสารสนเทศระดับการบริหารจัดการ (Management Level) และในระดับผู้บริหาร เลขานุการจะสนับสนุนสารสนเทศในระดับกลยุทธ์ (Strategic Level) เลขานุการมักจะคิดงานสร้างสรรค์อยู่ตลอดเวลา ซึ่งเป็นนวัตกรรมทางด้านความคิดของนักนวัตกร (Innovator) อย่างเลขานุการ ในยุคสังคมเศรษฐกิจฐานความรู้ (Knowledge Base Society/Economy : KBS/KBE) โดยเลขานุการต้องพัฒนาตนเองซึ่งในยุคนี้ควรเลือกใช้เทคโนโลยีสารสนเทศให้เป็นประโยชน์ และเป็นช่องทางในการสร้างความสำเร็จให้แก่งานเลขานุการ ซึ่งในหัวข้อนี้ได้แนะนำการใช้เทคโนโลยีสารสนเทศผสมผสานกับความคิดสร้างสรรค์ เพื่อเป็นนวัตกรรมทางความคิดของเลขานุการอย่างแท้จริง โดยเลขานุการสามารถจัดการ และบริหารสู่ความสำเร็จได้ด้วยตนเอง ได้แก่ Blog หรือ Web log ซึ่งเป็นเครื่องมือสื่อสารที่เป็นที่นิยมแพร่หลาย โดยเลขานุการสามารถใช้เพื่อการสื่อสารในลักษณะการบันทึกหรือเป็นจดหมายข่าวที่สามารถโต้ตอบกันได้คือ You Tube ที่เหมาะกับการเสนอภาพเคลื่อนไหว และการแพร่ภาพอย่างเสรี จากการพัฒนาการให้บริการอินเทอร์เน็ตความเร็วสูง จนทีวีกลายเป็น IPTV และการใช้ช่องทางการประชาสัมพันธ์ข่าวสาร กิจกรรมต่าง ๆ ขององค์กร ผ่าน My Space ทำให้เกิดการลดต้นทุนในการจัดการงาน ช่วยสนับสนุนต่อความเจริญเติบโตแก่องค์กร และส่งเสริมงานแก่ผู้บังคับบัญชาด้วยความคิดสร้างสรรค์อย่างไม่สิ้นสุดของนักเลขานุการการสื่อสารของเลขานุการด้วยระบบอินเทอร์เน็ตการสื่อสารของเลขานุการด้วยระบบอินเทอร์เน็ตเป็นเรื่องที่เลขานุการควรให้ความสำคัญ เพราะจะต้องใช้อินเทอร์เน็ตเพื่อการติดต่อสื่อสารสู่เป้าหมาย และเป็นช่องทางที่ช่วยให้เลขานุการสามารถบริหารเวลา บริหารงาน ได้อย่างมีประสิทธิภาพ ดังนั้น จึงต้องเรียนรู้ถึงอินเทอร์เน็ต และการใช้อุปกรณ์เชื่อมต่อเป็นอันดับแรก อินเทอร์เน็ต มาจากคำว่า Inter Connection Network ซึ่งหมายถึง เครือข่ายคอมพิวเตอร์สาธารณะใหญ่ที่สุดในโลก ไม่มีใครเป็นเจ้าของที่แท้จริง ประกอบไปด้วยการเชื่อมต่อของคอมพิวเตอร์จำนวนมากผ่านทางผู้ให้บริการอินเทอร์เน็ต หรือ ISP (Internet Service Provider) อินเทอร์เน็ต เป็นแหล่งรวมของข่าวสารสาระความรู้ และความบันเทิงต่าง ๆ องค์กรต่างใช้อินเทอร์เน็ตเพื่อการดำเนินธุรกิจ รวมถึงการสื่อสารไร้ขีดจำกัด ได้แก่ บริการที่เรียกว่า IM (Instant Messaging) เช่น MSN Messenger, Yahoo! Messaging รวมถึง ICQ (International Connect Quarterly) ที่เป็นต้นแบบของการบริการ IM ดังกล่าว ในลักษณะการส่งข้อความถึงกันแบบทันทีทันใดการเชื่อมต่อคอมพิวเตอร์กับอินเทอร์เน็ต ผู้ให้บริการเชื่อมต่อเรียกว่า ISP (Internet Service Provider) ในการเลือกผู้ให้บริการรายใดจึงขึ้นอยู่กับความเร็วของสัญญาณที่เชื่อมต่อ จำนวนเลขหมายของผู้ให้บริการเชื่อมต่อความเร็วของโมเด็มที่รองรับ ราคา และบริการเสริมอื่น ๆ รวมถึงความน่าเชื่อถือของระบบ ในการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตให้ดูขั้นตอนได้จากภาพที่ 4.1 และส่วนการยกเลิกการเชื่อมต่อกับอินเทอร์เน็ตต้องพิจารณาดูว่า ไม่ต้องการใช้งานอีกจึงทำการยกเลิกการให้บริการจาก ISP และการสั่งตัดการเชื่อมต่อไปที่ไอคอนการเชื่อมต่อแล้วเลือก Disconnect ส่วนการท่องอินเทอร์เน็ตให้ใช้โปรแกรม Internet Explorer : IE พร้อมกับศึกษารายละเอียดได้จากขั้นตอน ดังภาพที่ 4.6 และ 4.9การใช้อินเทอร์เน็ตอย่างปลอดภัย มี 4 รูปแบบ ซึ่งเลขานุการจะต้องให้ความสำคัญต่อระบบความปลอดภัยของข้อมูล ได้แก่ การอัพเดต การแบ่งโซน การจำกัดการรับคุ้กกี้ และตรวจสอบการเข้ารหัสก่อนที่จะกรอกข้อมูลไปในไซต์ต่าง ๆ การรู้จักอีเมล และการเข้ารหัสลับเพื่อปกป้อง เป็นการใช้คอมพิวเตอร์ด้วยความปลอดภัยโดยการเปิดการทำงานของ EPS และทำการเข้ารหัสข้อมูล สามารถถอดรหัสข้อมูลกลับยังสภาพเดิมได้ เลขานุการจึงควรใช้วิธีการดังกล่าวเพื่อป้องกันข้อมูลที่เป็นความลับขององค์กรจรรยาบรรณในงานอาชีพเลขานุการเลขานุการ เป็นผู้ที่ปฏิบัติงานตามคำสั่งของผู้บังคับบัญชา จึงควรศึกษาข้อมูลการจัดประเภทมาตรฐานอาชีพ (ประเทศไทย) ของสมาคมเลขานุการแห่งประเทศไทย โดยกรมการจัดหางาน กระทรวงแรงงาน ได้ให้คำนิยามอาชีพ ลักษณะงานที่ทำ สภาพการจ้างงาน สภาพการทำงาน คุณสมบัติของผู้ประกอบอาชีพ การเตรียมความพร้อมในงานอาชีพ โอกาสในการมีงานทำโอกาสความก้าวหน้าในอาชีพ และอาชีพที่เกี่ยวเนื่อง ซึ่งข้อมูลพื้นฐานดังกล่าวจะใช้เป็นแนวทางมาตรฐานวิชาชีพเลขานุการเพื่อสร้างความตระหนักในตนเองเพื่อรักษาและส่งเสริมเกียรติคุณชื่อเสียงของอาชีพเลขานุการ พร้อมทั้งการยึดถือเป็นแนวทางปฏิบัติ ที่ก่อให้เกิดจรรยาบรรณในงานอาชีพเลขานุการ และยังประโยชน์ต่อวงการวิชาชีพธรรมาภิบาล ก็เป็นแนวทางในการจัดระเบียบเพื่อให้สังคมของประเทศทั้งภาครัฐภาคเอกชน และภาคประชาชนของประเทศให้สามารถอยู่ร่วมกันได้อย่างสงบสุข บนพื้นฐานแห่งความถูกต้อง และเป็นธรรม หลักธรรมาภิบาลในประเทศไทยเกิดขึ้นในช่วงวิกฤติต้มยำกุ้ง (Tum Yum Gung Crisis) จึงมีนักวิชาการแปลคำว่า ธรรมาภิบาล เป็นคำว่า ธรรมรัฐ และต่อมาได้มีการให้ความหมายตามระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยการร่างระบบบริหารกิจการบ้านเมืองและสังคมที่ดี พ.ศ. 2542 ว่า “การบริหารกิจการบ้านเมืองที่ดี” โดยมีหลักการพื้นฐานสำคัญ6 ประการ คือ หลักนิติธรรม หลักคุณธรรม หลักความโปร่งใส หลักการมีส่วนร่วม หลักความสำนึกรับผิดชอบ และหลักความคุ้มค่า ทั้งนี้ ภาคเอกชนได้นำหลักธรรมาภิบาลมาใช้ตรงกับคำภาษาอังกฤษว่า Good Corporate Governance ซึ่งจะเป็นแนวทางแห่งการสร้างความเติบโตอย่างยั่งยืนจากความเชื่อมั่นจากสังคมการใช้เทคโนโลยีสารสนเทศสำหรับเลขานุการถือว่าเป็นงานประจำ เพราะความต้องการในความสะดวกรวดเร็ว ถูกต้อง แม่นยำ และการไม่พลาดต่อเหตุการณ์สำคัญที่เป็นประโยชน์ แก่ผู้บังคับบัญชา และองค์กรทำให้เลขานุการจะต้องตื่นตัวต่อหน้าที่ด้วยกิจนิสัยแห่งคุณธรรม จริยธรรมในการปฏิบัติงานด้วยการใช้เทคโนโลยีสารสนเทศ เลขานุการควรยึดหลัก 5 ประการ ในการสร้างกิจนิสัยแห่งคุณธรรม จริยธรรมในการใช้เทคโนโลยีสารสนเทศของเลขานุการ ได้แก่1. ความพร้อม2. ความคุ้มค่าและมีคุณค่า3. ความระมัดระวัง4. ความทันสมัย5. ความมีจรรยาบรรณ

คุณสมบัติที่จำเป็นสำหรับการเป็นเลขาฯ (Qualifications)

• มีบุคลิกที่ดี  Good Personality
• มีมนุษยสัมพันธ์ที่ดี  Good Human Relation
• มีความเชื่อมั่นในตนเอง  Self-confident
• มีการสื่อสารที่ดี  Good Communication
• มีความปราดเปรียวว่องไว  Dexterous
• มีการวางตัวที่ดี  Well-behave
• เป็นผู้ที่ไว้ใจได้และเก็บความลับได้  Reliable and Secretive
• ควบคุมความรู้สึกได้  Self-control
• มีความอดทน  Enduring
• มีความกระตือรือร้น  Enthusiasm
• มีความรับผิดชอบ  Responsibility
• มีความจงรักภักดี   Loyalty
• มีการตัดสินใจที่ดี Decisive
• มีปฏิภาณไหวพริบดี Good Tactful
• มีทัศนคติที่ดี Good Attitude
• สามารถทำงานภายใต้ความกดดันได้  Work under pressure
• มีการบริหารเวลาที่ดี  Good Time Management
• มีความคิดริเริ่ม  Initiative

จรรยาบรรณของเลขานุการ

จรรยาบรรณของเลขานุการ (Code of Ethics)

          

          จรรยาบรรณ หมายถึง ประมวลข้อความเกี่ยวกับการประพฤติปฏิบัติที่ผู้ประกอบอาชีพแต่ละอาชีพกำหนดขึ้น เพื่อใช้เป็นหลักในการปฏิบัติงานให้ถูกต้องเหมาะสม และธำรงไว้ซึ่งชื่อเสียง

1. ปฏิบัติตามกฏระเบียบของหน่วยงานหรือองค์การด้วยความ
    ภักดี และจริงใจ ไม่ทำงาน ภาพลักษณ์ หรือชื่อเสียง ของ
    องค์กร

2. ธำรงไว้ซึ่งความซื่อสัตย์สุจริต (Honesty)
3. มีความรับผิดชอบ (Responsibility)
4. ติดตามและเรียนรู้ความก้าวหน้าทางวิทยาการใหม่ ๆ
5. ส่งเสริมให้มีการติดต่อสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพในหน่วย
    งานและภายนอกหน่วยงาน
6. รักษาความลับ (Discretion) ของงานในหน้าที่ไว้อย่าง
    เข้มงวด
7. ต้องรักษาและส่งเสริมภาพลักษณ์ที่ดีในวิชาชีพเลขานุการให้
    ปรากฎแก่สังคม ทำตน เป็นตัวอย่าง ที่ดีเพื่อเกียรติภูมิของ
    งานอาชีพและผู้บริหาร